Vos documents sensibles.
En toute sécurité.

Lorsque vous collectez des pièces d’identité, contrats, justificatifs financiers, dossiers salariés ou documents juridiques, la sécurité et la confidentialité des données sont essentielles.

Conflua a été conçu pour automatiser la collecte documentaire tout en limitant la conservation des fichiers sur son infrastructure.

Vos contacts transmettent leurs documents depuis un lien individuel sécurisé. Conflua les traite, les contrôle puis les transfère vers l’environnement de stockage configuré par votre organisation : Google Drive ou votre infrastructure via SFTP. Vous gardez ainsi la maîtrise de la destination finale de vos documents.

Un traitement temporaire sur une infrastructure française

Cette infrastructure exécute les services nécessaires au fonctionnement de la plateforme, notamment la collecte, le contrôle, l’analyse OCR et le transfert des documents.

Lorsqu’un traitement nécessite temporairement la présence d’un fichier sur l’infrastructure Conflua, celui-ci est traité sur cette infrastructure française avant d’être transféré vers l’environnement documentaire configuré par votre organisation. Conflua n’a pas vocation à devenir votre espace d’archivage permanent.

Vos documents sont stockés dans l’environnement que vous choisissez

Une fois traités, les documents sont transférés vers la destination configurée par votre organisation.

Google Drive permet de transférer et classer automatiquement les documents dans votre propre espace. Avec SFTP, Conflua transfère les fichiers vers le serveur configuré par votre organisation.

Google Drive ou SFTP : vous choisissez où vos documents sont archivés.

Une collecte sécurisée dès le dépôt

Chaque destinataire reçoit un lien individuel lui permettant d’accéder uniquement à la collecte qui le concerne. Aucun compte ni installation d’application n’est nécessaire pour transmettre les documents demandés.

Les échanges avec Conflua sont protégés lors de leur transmission et différents contrôles sont appliqués aux fichiers reçus avant leur traitement.

La collecte documentaire est ainsi structurée autour d’un parcours dédié plutôt que d’une succession de pièces jointes envoyées par email.

• limitation de la conservation ;
• sécurisation des transmissions ;
• contrôle des accès ;
• traçabilité des opérations ;
• transfert vers l’environnement documentaire choisi.

Un contrôle et une traçabilité adaptés

Les fichiers déposés peuvent être analysés automatiquement par le moteur OCR de Conflua afin de faciliter l’identification du document, d’en contrôler la lisibilité et de signaler certaines pièces qui ne correspondent pas au document attendu.

Le traitement documentaire est automatisé. Dans le fonctionnement courant du service, les équipes Conflua n’ont pas vocation à consulter le contenu des documents collectés. Votre organisation conserve la possibilité de valider ou de rejeter une pièce.

Le journal d’activité permet de suivre les dépôts, traitements, validations, rejets, relances et transferts de documents.

• dépôt d’un document
• traitement et analyse OCR
• validation ou rejet
• relances
• transfert vers l’environnement configuré

Conflua peut également appliquer un filigrane de traçabilité avec le nom de votre organisation, une date ou un texte défini. Lorsqu’il est utilisé, l’original sans filigrane peut rester disponible pendant 30 jours dans l’environnement de stockage configuré par votre organisation.