Collectez vos documents notariaux.
Sans relance manuelle.

La constitution d’un dossier notarial nécessite souvent de récupérer de nombreux documents auprès des clients et des différentes parties concernées. Vente immobilière, succession, donation ou autre démarche notariale : chaque dossier implique la transmission de pièces justificatives qui peuvent arriver progressivement et par différents canaux.

Pour une étude notariale, la collecte des documents clients peut rapidement représenter de nombreux échanges : pièces manquantes, relances, fichiers reçus par email et documents à identifier avant de pouvoir compléter le dossier.

Conflua centralise cette collecte documentaire. Chaque client reçoit un lien individuel sécurisé pour transmettre les pièces demandées, tandis que l’étude suit les documents reçus, manquants ou à vérifier depuis une interface unique.

Une solution conçue pour simplifier la gestion des dossiers notariaux et réduire le temps consacré à la récupération des pièces justificatives.

Collectez les pièces nécessaires à chaque dossier notarial

Chaque dossier traité par une étude peut nécessiter une liste différente de documents selon la démarche, la situation du client et les parties concernées.

Avec Conflua, vous créez une collecte et définissez précisément les documents à fournir pour le dossier notarial.

Chaque client reçoit ensuite un lien individuel sécurisé lui permettant de déposer les pièces demandées depuis un ordinateur ou un téléphone, sans créer de compte ni installer d’application.

Vous disposez ainsi d’un processus structuré pour la collecte des documents notariaux, sans multiplier les échanges de pièces jointes par email.

Suivez les pièces manquantes et automatisez les relances clients

Conflua centralise le suivi de vos collectes afin d’identifier rapidement les documents reçus, ceux encore attendus et les pièces nécessitant une vérification.

Lorsqu’un client n’a pas transmis l’ensemble des documents nécessaires à son dossier, les relances peuvent être automatisées.

Les collaborateurs de l’étude limitent ainsi les rappels manuels et disposent d’une vision claire de l’avancement documentaire de chaque demande.

L’OCR intégré à Conflua peut également analyser les fichiers déposés afin de faciliter leur identification et de signaler certains documents illisibles ou ne correspondant pas à la pièce demandée.

Classez automatiquement les documents reçus par votre étude

Une fois les documents traités, Conflua peut les renommer et les transférer vers Google Drive ou SFTP selon l’organisation définie par votre étude.

Vous évitez ainsi de télécharger, renommer puis déplacer manuellement chaque fichier transmis par vos clients.

Conflua structure les principales étapes de votre collecte documentaire :

• demande des pièces nécessaires
• dépôt sécurisé des documents clients
• suivi des dossiers incomplets
• identification des pièces manquantes
• contrôle des documents reçus
• relances automatiques
• classement et transfert vers Google Drive ou SFTP

Adaptez les pièces à chaque dossier notarial

Les pièces nécessaires dépendent de la nature du dossier et de la situation des personnes concernées. Conflua vous permet de créer des listes de documents adaptées à chaque type de demande.

Vous pouvez notamment organiser la collecte de :

• pièces d’identité
• justificatifs de domicile
• livrets de famille
• actes d’état civil
• contrats de mariage ou conventions de PACS
• jugements et documents relatifs à la situation familiale
• RIB
• titres de propriété
• documents relatifs à un bien immobilier
• documents liés à une succession
• justificatifs patrimoniaux
• formulaires et questionnaires complétés
• tout autre document nécessaire au traitement du dossier

L’étude conserve ainsi la possibilité d’adapter chaque collecte aux pièces réellement nécessaires pour le dossier concerné.

La préparation d’une vente immobilière nécessite la constitution d’un dossier comprenant différentes informations relatives aux parties et au bien concerné.

Avec Conflua, l’étude peut transmettre au client une liste claire des documents attendus puis suivre leur réception depuis une seule collecte.

Pièces d’identité, documents relatifs à la situation familiale, titre de propriété ou documents concernant le bien peuvent ainsi être récupérés dans un parcours structuré.

Les collaborateurs identifient immédiatement les pièces encore manquantes et peuvent limiter les relances individuelles avant l’avancement du dossier.

Un dossier de succession peut nécessiter de récupérer de nombreuses pièces auprès du conjoint survivant, des héritiers ou d’autres personnes concernées.

Conflua permet à l’étude de créer une collecte adaptée au dossier et de demander les différents documents nécessaires : informations d’état civil, documents familiaux, justificatifs patrimoniaux ou autres pièces nécessaires au traitement de la succession.

Lorsque plusieurs personnes doivent transmettre des documents, l’étude conserve une vision centralisée des pièces reçues et de celles encore attendues.

Les relances peuvent ensuite être automatisées afin de réduire le temps consacré à la récupération des documents manquants.