Collectez les documents de vos stagiaires.
Sans relance manuelle.

La constitution d’un dossier de formation nécessite souvent de récupérer plusieurs documents auprès de chaque stagiaire : pièce d’identité, CV, justificatifs de situation, diplômes, documents de financement ou formulaires liés à l’inscription.

Pour un organisme de formation, la collecte des documents stagiaires peut rapidement devenir chronophage lorsque les pièces arrivent progressivement par email : dossiers incomplets, documents manquants, relances individuelles et fichiers à classer.

Conflua centralise la collecte documentaire de vos formations. Chaque apprenant reçoit un lien individuel sécurisé pour transmettre les pièces demandées, tandis que votre équipe suit les documents reçus, manquants ou à vérifier.

Une solution conçue pour simplifier la gestion des dossiers stagiaires et réduire le temps consacré aux tâches administratives avant, pendant et après la formation.

Collectez les documents nécessaires à chaque inscription en formation

Selon la formation, le profil de l’apprenant et son mode de financement, différents documents peuvent être nécessaires pour constituer son dossier d’inscription à la formation.

Avec Conflua, vous créez une collecte et définissez précisément les pièces attendues pour chaque stagiaire.

Chaque participant reçoit ensuite un lien individuel sécurisé lui permettant de transmettre ses documents depuis un ordinateur ou un téléphone, sans créer de compte ni installer d’application.

Vous disposez ainsi d’un processus structuré pour la collecte des documents d’inscription, sans multiplier les pièces jointes et les échanges par email.

Suivez les dossiers stagiaires incomplets et automatisez les relances

Conflua centralise le suivi de vos dossiers stagiaires afin d’identifier rapidement les documents reçus, les pièces encore attendues et celles nécessitant une vérification.

Lorsqu’un apprenant n’a pas transmis l’ensemble des justificatifs demandés, les relances peuvent être automatisées.

Votre équipe administrative réduit ainsi les rappels individuels et conserve une vision claire de l’avancement de chaque dossier avant l’entrée en formation.

L’OCR intégré à Conflua peut également analyser les fichiers déposés afin de faciliter leur identification et de signaler certains documents illisibles ou ne correspondant pas à la pièce demandée.

Classez automatiquement les documents de vos stagiaires

Une fois les documents traités, Conflua peut les renommer et les transférer vers Google Drive ou SFTP selon l’organisation définie par votre organisme de formation.

Vous évitez ainsi de télécharger, renommer et déplacer manuellement chaque document reçu.

Conflua structure les principales étapes de votre collecte documentaire :

• collecte des documents stagiaires
• dépôt sécurisé des pièces justificatives
• suivi des dossiers de formation
• identification des documents manquants
• contrôle des fichiers reçus
• relances automatiques
• classement et transfert vers Google Drive ou SFTP

Documents d’inscription et justificatifs des stagiaires

Les documents d’un dossier stagiaire varient selon la formation, les conditions d’admission, le statut de l’apprenant et son mode de financement.

Conflua vous permet d’adapter chaque collecte aux pièces réellement nécessaires. Lors de sa création, des documents couramment demandés peuvent vous être proposés pour vous aider à préparer votre demande, mais vous pouvez demander absolument tout autre document selon votre besoin.

• Pièce d’identité
• CV
• Justificatif de domicile
• Diplômes et certifications
• Justificatifs d’expérience professionnelle
• Justificatif de situation professionnelle
• Titre de séjour lorsque nécessaire
• Documents liés au financement
• Accord ou justificatif de prise en charge
• Attestations employeur
• Formulaires complétés ou signés
• Feuilles d’émargement
• Attestations liées à la formation
• Tout autre document nécessaire au dossier du stagiaire

Chaque collecte peut être adaptée aux documents réellement nécessaires à votre organisme de formation.

Le financement d’une formation peut nécessiter la récupération de plusieurs informations et justificatifs auprès du stagiaire, de son employeur ou d’autres interlocuteurs.

Avec Conflua, votre organisme peut créer une collecte dédiée contenant précisément les documents nécessaires au dossier de financement.

Accords de prise en charge, attestations employeur et autres justificatifs peuvent ainsi être centralisés dans une même demande.

Votre équipe identifie immédiatement les pièces encore attendues et peut automatiser les relances afin de constituer plus rapidement un dossier complet avant le démarrage de la formation.

La collecte documentaire ne s’arrête pas à l’inscription.

Conflua peut également être utilisé pendant ou après la formation pour récupérer les feuilles d’émargement signées, attestations et autres documents nécessaires au suivi du stagiaire.

Vous créez une collecte correspondant à la session concernée et suivez la réception des documents pour chaque participant.

Les fichiers sont ensuite centralisés puis transférés vers Google Drive ou SFTP, ce qui facilite l’organisation documentaire de vos différentes sessions de formation.