Collectez les pièces de vos dossiers clients.
Sans relance manuelle.

La constitution d’un dossier client avocat nécessite souvent de récupérer de nombreuses pièces auprès du client : contrats, courriers, justificatifs, preuves, factures, documents d’entreprise ou pièces d’identité. Lorsque ces fichiers sont transmis progressivement par email, leur collecte et leur suivi peuvent rapidement devenir chronophages pour le cabinet.

Conflua simplifie la collecte de documents pour les cabinets d’avocats en centralisant les demandes, les dépôts et le suivi des pièces.

Chaque client reçoit un lien individuel sécurisé pour transmettre les documents demandés, tandis que le cabinet visualise les pièces reçues, les documents manquants et les fichiers nécessitant une vérification.

Une solution conçue pour accélérer la constitution des dossiers clients et réduire le temps consacré aux relances et à la gestion documentaire.

Collectez les documents nécessaires à chaque dossier client

Chaque affaire nécessite des documents différents selon la nature du dossier, la situation du client et les éléments nécessaires à son traitement.

Avec Conflua, vous créez une collecte et définissez précisément les documents à fournir au cabinet d’avocats.

Chaque client reçoit ensuite un lien individuel sécurisé lui permettant de transmettre ses pièces depuis un ordinateur ou un téléphone, sans créer de compte ni installer d’application.

Vous disposez ainsi d’un processus structuré de collecte des pièces clients, sans multiplier les pièces jointes et les échanges par email.

Suivez les pièces manquantes et automatisez les relances clients

Conflua centralise le suivi de vos dossiers documentaires afin d’identifier rapidement les pièces reçues, celles encore attendues et les documents nécessitant une vérification.

Lorsqu’un client n’a pas transmis l’ensemble des éléments demandés, les relances peuvent être automatisées.

Les avocats et collaborateurs du cabinet limitent ainsi les rappels manuels et disposent d’une vision claire de l’avancement de chaque collecte.

L’OCR intégré à Conflua peut également analyser les fichiers déposés afin de faciliter leur identification et de signaler certains documents illisibles ou ne correspondant pas à la pièce demandée.

Classez automatiquement les documents de vos dossiers

Une fois les documents traités, Conflua peut les renommer et les transférer vers Google Drive ou SFTP selon l’organisation définie par votre cabinet.

Vous évitez ainsi de télécharger, renommer puis déplacer manuellement chaque fichier transmis par vos clients.

Conflua structure les principales étapes de votre collecte documentaire :

• demande des pièces au client
• dépôt sécurisé des documents
• suivi des dossiers incomplets
• identification des pièces manquantes
• contrôle des fichiers reçus
• relances automatiques
• classement et transfert vers Google Drive ou SFTP

Définissez les pièces attendues pour chaque affaire

Les documents à fournir à un avocat dépendent entièrement de la nature du dossier et de la situation du client. Conflua vous permet de créer une collecte spécifique pour chaque besoin et de définir précisément les pièces attendues.

Vous pouvez notamment organiser la collecte de :

• pièces d’identité
• contrats et conventions
• courriers et correspondances
• factures
• devis
• bons de commande
• échanges écrits
• justificatifs et attestations
• preuves et pièces utiles au dossier
• statuts de société
• extraits Kbis
• bilans et documents financiers
• procès-verbaux d’assemblée
• tout autre document nécessaire au traitement du dossier

Chaque collecte peut ainsi être adaptée au type d’affaire traité par le cabinet.

La préparation d’un dossier contentieux peut nécessiter la récupération de nombreux éléments auprès du client : factures, contrats, courriers, devis, bons de commande, échanges écrits ou autres éléments permettant de documenter le dossier.

Avec Conflua, le cabinet définit dès le départ les différentes catégories de pièces attendues et transmet au client un lien unique pour les déposer.

Les documents reçus sont centralisés et le cabinet identifie rapidement les éléments encore manquants sans devoir parcourir une succession d’emails.

Les opérations de due diligence peuvent nécessiter la collecte d’un volume important de documents auprès d’une entreprise ou de plusieurs interlocuteurs.

Conflua permet de structurer cette demande en définissant précisément les différentes pièces attendues : statuts, Kbis, bilans, procès-verbaux d’assemblée ou autres documents nécessaires à l’opération.

Le cabinet suit ensuite la réception des fichiers et identifie les éléments encore manquants depuis une même collecte.

Les relances automatiques permettent de limiter les échanges nécessaires pour obtenir un dossier documentaire complet.